Должностная инструкция секретаря–делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводителя относят к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется начальнику документационного обеспечения/генеральному директору организации/заведующему канцелярией.
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.
1.5. Назначается на должность делопроизводителя лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — среднее специальное, неполное высшее, полное высшее, знание делопроизводства, стаж аналогичной работы от полугода, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности:
— данной должностной инструкцией;
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- распоряжениями и приказами начальства.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности:
2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения.
2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки.
2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию.
2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива.
2.6. Снабжает быстрый и удобный поиск документов.
2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, оконченные делопроизводством, компьютерные банки данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив.
2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления.
2.9. Снабжает сохранность служебной документации.
2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Ознакомляться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией.
3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.
3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель ответственен:
4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.
4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.
Делопроизводитель — служащий, ведущий делопроизводство, канцелярские дела.
Большой компании нужен хорошо регламентированный и организованный оборот документов, а значит, необходим четкий образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя — лица, которое будет отвечать за данный участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут отличаться зависимо от величины компании, штата канцелярии, структуры и так далее. В данном образце должностной инструкции делопроизводителя, главными задачами является контроль за внутренним документооборотом и работа с входящей корреспонденцией компании.
